หลักสูตร เทคนิคการจดบันทึกและจัดทำรายงานการประชุม (อบรม 23 ส.ค. 65)

หลักการและเหตุผล

ในหน่วยงานทุกหน่วยงาน มีความจำเป็นต้องจัดให้มีการประชุมทั้งในรูปแบบที่เป็นและไม่เป็นทางการ โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อระดมความคิด เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง ในการปฏิบัติงานว่าใครทำอะไร อย่างไร มีความคืบหน้าอย่างไร มีการเสนออะไร มีมติในเรื่องใดว่าอย่างไร และแสดงถึงข้อเท็จจริงเหตุผลการพิจารณาของที่ประชุม หรือแสดงถึงผลงานที่ได้ดำเนินการมาแล้ว รายงานการประชุมจึงเปรียบเสมือนเป็นเครื่องมือในการติดตามงานที่ได้รับมอบหมายว่าได้ดำเนินการอย่างไร และเพื่อแจ้งผลการประชุมให้บุคคลที่เกี่ยวข้องทราบ และปฏิบัติต่อไป 

ในหลักสูตรนี้จะอบรมให้ผู้ที่ทำหน้าที่เป็นธุรการ หรือเลขานุการในที่ประชุม ได้เข้าใจบทบาท หน้าที่ วิธีการจด และสรุปรายงานการประชุม ทั้งในรูปแบบการประชุมที่ เป็นทั้ง International Meeting และ Local Meeting ให้สามารถจด และสรุปเนื้อหารการประชุมได้ครอบคลุม ตรงประเด็น ทำให้การประชุมนั้นไม่สูญเปล่า

วัตถุประสงค์

1.เพื่อสร้างความรู้ความเข้าใจบทบาทหน้าที่และขั้นตอนการบริหารงานประชุมอย่างละเอียด

2.เรียนรู้เทคนิคการบริหารงานประชุมตลอดจนวิธีการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าในการประชุม

3.ฝึกฝนการร่างวาระการประชุม การจดบันทึก การเขียนรายงานการประชุมหลากหลายรูปแบบ

4.เพื่อให้ผู้เข้าอบรมสามารถนำความรู้ที่ได้ไปประยุกต์ใช้เรื่องการบริหารงานประชุมอย่างมีประสิทธิภาพภายใน ระยะเวลาอันรวดเร็ว

หัวข้อการฝึกอบรม/สัมมนา

1.บทบาทของผู้ที่เกี่ยวข้องในงานประชุม

2.คุณสมบัติและหน้าที่ของเลขานุการหรือธุรการในที่ประชุม

3.การประชุมแบบทางการ และไม่เป็น

4.รูปแบบของรายงานการประชุม

5.การจดบันทึกการประชุม

- การจดละเอียดทุกคำพูดของผู้เข้าประชุม  การจดย่อเรื่องเฉพาะประเด็นสำคัญหรือใจความสำคัญ

- การจดสรุปสาระสำคัญของเรื่องที่พิจารณา ความเห็น เหตุผล

6.หลักการเขียนรายงานการประชุม

- ใจความสำคัญ

- ภาษาที่ถูกต้อง ชัดเจน

- การเรียงลำดับวาระการประชุม

- การเขียนคำพูดโต้แย้ง

- การเขียนข้อมูลเป็นตัวเลข จำนวนเงิน สถิติ

- การเขียนเวลา การติดตาม และสถานการณ์ดำเนินการของแต่ละวาระการประชุม

7.คำศัพท์ สำนวน ภาษาทางธุรกิจที่ควรศึกษา

8.สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงในการเขียนรายงานการประชุม

9.สรุปประเด็นปัญหาในการเขียนรายงานการประชุม และวิธีการแก้ไขเพื่อพัฒนาการในการจดและสรุปรายงานประชุม

10.กรณีศึกษา และถามตอบ