วิธีจัดเก็บเอกสาร และการทำความสะอาดตู้เก็บเอกสาร

 เชื่อว่าการจัดเก็บเอกสารเป็นปัญหาใหญ่ของการทำงาน เพราะนอกจากมิเอกสารใหม่ ๆเกิดขึ้นทุกวันแล้ว เอกสารเก่าที่ต้องเก็บรักษาไว้เป็นหลักฐานก็ยังมีอยู่นอกจากนั้นเอกสารเก่าบางส่วนยังต้องนำมาใช้เป็นข้อมูลอยู่เป็นประจำ เพื่อให้การจัดเก็บเอกสารในตู้เหล็กหรือ ตู้เหล็กเก็บเอกสาร เป็นระเบียบเรียบร้อย ค้นหาง่ายและยังทำความสะอาดง่าย บทความนี้มีคำแนะนำครับ

ภาพประกอบจาก pinteres

       การจัดเก็บเอกสารที่ได้รับความนิยม โดยเฉพาะในออฟฟิศหรือในสำนักงานทั่วไปได้แก่การจัดเก็บไว้ในตู้เหล็กเก็บเอกสารที่มีให้เลือกใช้หลายรูปแบบขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของสถานที่หรือเหมาะกับการจัดเก็บ เช่น ตู้เหล็ก 2บานเปิด ตู้เหล็กเก็บเอกสาร 2 ลิ้นชัก หรือแบบอื่น ๆ การเลือกใช้ตู้เหล็กมีข้อดีได้แก่ มั่นคง แข็งแรงและการจัดเก็บมีความปลอดภัยสูงสำหรับวิธีการจัดเก็บเอกสารให้มีระเบียบสามารถค้นหาหรือหยิบจับใช้งานได้ง่าย ทำได้ ดังนี้

      อุปกรณ์การจัดเก็บได้แก่ ตู้เอกสารรูปแบบต่างๆ สามารถเลือกรูปแบบให้เหมาะกับการใช้งานหรือมีขนาดพอเหมาะกับพื้นที่ภายในห้องทำงานเหมาะกับจำนวนเอกสารที่มี คือตู้เก็บเอกสารต้องไม่เล็กหรือใหญ่เกินไป

       การคัดแยกเอกสารควรแยกเป็น 3 ประเภท ได้แก่ เอกสารสำคัญและเอกสารทั่วไป ซึ่งเอกสารทั้ง 2 ประเภท มีลักษณะความสำคัญต่อการจัดเก็บแตกต่างกันได้แก่

       - เอกสารสำคัญ ได้แก่เอกสารสำคัญต่าง ๆ ที่มีผลทางกฎหมาย หรือผลประโยชน์ของกิจการเช่น ใบอนุญาตประกอบธุรกิจ ใบกรมธรรม์ประกันภัย ใบหุ้น โฉนด และหนังสือสัญญาต่าง ๆซึ่งเอกสารเหล่านึ้ควรจัดเก็บไว้ในตู้เหล็ก หรือตู้เหล็กแบบมี ลิ้นชัก และสามารถล็อกหรือใส่กุญแจได้

       - เอกสารทั่วไป อาจเป็นเอกสารที่จำเป็นต้องใช้ทุกวัน ไม่ใช่เอกสารสำคัญแต่จำเป็นต้องใช้เช่น แบบฟอร์มต่าง ๆ โบชัวร์ หรือหนังสือที่เป็นข้อมูลความรู้ให้กับบุคคลทั่ว ๆ ไปอาจจัดเก็บไว้ที่ชั้นเก็บเอกสาร ชั้นวางของ หรือตู้เก็บเอกสารทั่วไป เน้นสะดวกต่อการใช้งาน เช่น ตู้บานเปิด

       - เอกสารที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว รอให้หมดอายุการใช้งานหรือรอทำลาย เช่น ประกาศต่าง ๆจดหมายแจ้งประชุม สถิติข้อมูลเก่าที่ไม่จำเป็นต้องใช้แล้ว สำเนาเอกสารที่ใช้แต่ตัวจริง

ภาพประกอบจาก pinteres

      วิธีนี้จะทำให้ง่ายและสะดวกต่อการค้นหาหรือนำออกมาใช้งาน

      เช่น จัดเรียงตามลำดับวันที่ ระยะเวลา จัดเรียงตามลำดับตัวอักษร ตามแผนก หรือตามประเภทของผลิตภัณฑ์และการผลิต

      หรือตู้ก็บเอกสารแบบต่าง ๆ กรณีที่เอกสารเหล่านั้นมีจำนวนมากและจำเป็นต้องใช้งานประจำ การเก็บใส่แฟ้มนอกจากทำให้เก็บหรือจัดเรียงในตู้เหล็กเก็บเอกสารได้ง่ายยังสะดวกต่อการใช้งานอีกด้วย

      ในการจัดเก็บเอกสารเข้าตู้เหล็ก หรือจัดเก็บในตู้เอกสารแบบลิ้นชัก เพื่อให้สะดวกต่อการจัดเก็บและการค้นหา ควรเขียนกำกับไว้ที่แฟ้มหรือบันทีกรายการจัดเก็บติดไว้ที่ตู้เก็บเอกสารนั้น ๆ ด้วย

ภาพประกอบจาก pinteres

      สำหรับการทำความสะอาดตู้เก็บเอกสารทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นตู้เหล็กเก็บเอกสาร 2 ลิ้นชักตู้เหล็ก ตู้เหล็กเก็บเอกสาร ตู้เหล็ก 2 บานเปิด และอื่น ๆ สิ่งแรกควรจัดเรียงเอกสารให้เป็นระเบียบจะช่วยให้สามารถทำความสะอาดได้ง่ายขึ้น ด้วยวิธีต่าง ๆ ต่อไปนี้

      1.ใช้ไม้ปัดขนไก่ ปัดฝุ่น วิธีนี้สามารถทำความสะอาดได้ทุกวัน เพราะเพียงใช้ไม้ปัดขนไก่ หรืออุปกรณ์ปัดฝุ่น ปัดทำความสะอาดเป็นประจำ

      2.ใช้เครื่องดูดฝุ่น การใช้เครื่องดูดฝุ่น มีข้อดีคือสามารถดูดทำความสะอาดหรือดูดเก็บฝุ่นทำให้ไม่มีฝุ่นละอองฟุ้งออกมา เหมือนการปัดฝุ่นทั่วไปแต่อาจจะต้องรื้อหรือเก็บเอกสารเข้าออกก่อนทำการดูดฝุ่น ซึ่งอาจกำหนดทำความสะอาดอย่างน้อยเดือนละ1 ครั้งหรือมากกว่านั้น

      3.ใช้ผ้าชุบน้ำมาด ๆ เช็ด วิธีนี้ช่วยรักษาความสะอาดภายในตู้เก็บเอกสารได้เป็นอย่างดี โดยการใช้ผ้าชุบน้ำ และนำมาบิดให้แห้งก่อนเช็ดทำความสะอาดภายในตู้เก็บเอกสารแต่วิธีนี้อาจจะต้องเก็บเอกสารออกจากตู้ก่อนจากนั้นทำการปัดฝุ่นออกก่อนแล้วตามด้วยการเช็ดด้วยผ้าชุบน้ำหมาด ๆแต่สามารถรักษาความสะอาดภายในตู้เก็บเอกสารได้ดีที่สุด

      ทราบวิธีการจัดเก็บเอกสารและการทำความสะอาดตู้เก็บเอกสารกันแล้วไม่ว่าจะเป็นตู้เก็บเอกสารแบบไหน รูปแบบใด ทำจากวัสดุประเภทใด ทั้งตู้เหล็ก ตู้เหล็กเก็บเอกสาร 2ลิ้นชัก ตู้ไม้ หรือชั้นวางเอกสาร เพียงนำไปประยุกต์ใช้ให้เหมาะสม ก็ทำให้ห้องทำงานของคุณสะอาดเป็นระเบียบและสะดวกต่อการใช้งานได้แล้ว

ภาพประกอบจาก pinteres

https://www.rockyfurniture.com/article/%E0%B8%A7%E0%B8%B4%E0%B8%98%E0%B8%B5%E0%B8%88%E0%B8%B1%E0%B8%94%E0%B9%80%E0%B8%81%E0%B9%87%E0%B8%9A%E0%B9%80%E0%B8%AD%E0%B8%81%E0%B8%AA%E0%B8%B2%E0%B8%A3_%E0%B9%81%E0%B8%A5%E0%B8%B0%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%97%E0%B8%B3%E0%B8%84%E0%B8%A7%E0%B8%B2%E0%B8%A1%E0%B8%AA%E0%B8%B0%E0%B8%AD%E0%B8%B2%E0%B8%94%E0%B8%95%E0%B8%B9%E0%B9%89%E0%B9%80%E0%B8%81%E0%B9%87%E0%B8%9A%E0%B9%80%E0%B8%AD%E0%B8%81%E0%B8%AA%E0%B8%B2%E0%B8%A3