เทคนิค การจัดเก็บเอกสาร และการจัดแฟ้มเอกสาร

      ความสำเร็จขององค์กรทุกประเภท นอกจากขึ้นอยู่กับคุณภาพของผลิตภัณฑ์และงานบริการรวมไปถึงความรู้ความสามารถในการบริหารของผู้นำองค์กรแล้ว การออกแบบตกแต่งภายในการจัดตำแหน่งโต๊ะทำงาน การจัดระบบระเบียบภายในองค์กรก็เป็นส่วนประกอบที่ต้องให้ความสำคัญที่จะช่วยให้การทำงานมีความคล่องตัวและหากเป็นงานด้านข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับจัดตู้เก็บเอกสารยิ่งต้องให้ความสำคัญ

ภาพประกอบจาก pinteres

      งานเอกสาร เป็นส่วนที่มีความสำคัญกับองค์กรทุกประเภทหรือแม้แต่ผู้ประกอบการขนาดเล็กที่เป็นธุรกิจเจ้าของคนเดียวก็ยังต้องให้ความสำคัญกับงานจัดเก็บเอกสารไม่น้อยไปกว่าการตกแต่งสำนักงานและการเลือกซื้อโต๊ะทำงานหรืออุปกรณ์อื่น ๆการจัดเอกสารจัดแฟ้มเอกสารให้ค้นหาง่าย และสวยงาม มีหลัก ดังนี้

ภาพประกอบจาก pinteres

     การจัดเก็บเอกสารเพื่อให้งานเอกสาร และการจัดเก็บแฟ้มเอกสารมีความเป็นระเบียบเรียบร้อย

     การจัดเก็บเอกสาร เพื่อให้เกิดความสะดวกรวดเร็วในการค้นหา

     เพื่อให้เกิดความสะดวกรวดเร็วในการค้นหาเอกสารจากแฟ้มเอกสาร

     การจัดเก็บเอกสารทำให้สำนักงานหรือออฟฟิศมีความเป็นระเบียบเรียบร้อย และยังสามารถสร้างความเชื่อมั่นให้กับผู้มาติดต่องานหรือใช้บริการได้เป็นอย่างดี

     การจัดเก็บเอกสารหรือแฟ้มเอกสาร ทำให้ง่ายต่อการสังเกต เมื่อมีเอกสารสูญหายไป

     การจัดเก็บเอกสารหรือแฟ้มเอกสาร เป็นการรวบรวมเอกสารที่มีความสัมพันธ์กันไว้เป็นแหล่งเดียวกัน

     ก่อนจัดเก็บเอกสาร หรือจัดแฟ้มเอกสาร ควรเริ่มสำรวจเอกสาร โดยการนำเอกสารปีปัจจุบันมาตรวจสอบว่า มีเรื่องอะไรบ้าง หากเก็บใส่แฟ้มไว้ในตู้เอกสารหรือโต๊ะทำงานควรทยอยนำออกมาทีละแฟ้ม

     ในการจัดเก็บเอกสารหรือจัดเอกสารลงแฟ้ม ไม่ควรนำเอกสารออกมามาก ๆ เพราะอาจสับสนปะปนกันจนทำให้ยากต่อการจัดเก็บหริอคัดแยก

     เทคนิคที่ช่วยให้คัดแยกเอกสารได้ง่าย เมื่อนำเอกสารออกมาเพื่อเตรียมคัดแยก ให้ใส่รหัสหมวดใหญ่บนหน้าแรกของเอกสารที่มุมขวามือด้านบนด้วยดินสอไว้ก่อน

     ก่อนจัดเก็บ นำเอกสารที่ใส่รหัสไว้แล้ว มาคัดแยกออกตามรหัสหมวดใหญ่แต่ละหมวดจากนั้นนำมาให้รหัสหมวดย่อยหรือรหัสชื่อแฟ้มเอกสารบนหน้าแรกของเอกสารที่มุมขวามือด้านบนถัดลงมาจากรหัสหมวดใหญ่ด้วยดินสอ

     นำเอกสารแต่ละหมวดซึ่งเป็นใหญ่มาเรียงลำดับ เดือนที่เกิดก่อนลงไปหาเดือนที่เกิดทีหลังสุดพร้อมกันก็เรียงลำดับวันที่ของเอกสารจากเลขน้อยไปหาเลขมากสำหรับหลักในการตั้งหมวดหมู่มีเทคนิค ดังนี้

     - ควรหลีกเลี่ยงการตั้งหมวดหมู่ที่มีความหมายคล้ายคลึงกัน

     - ชื่อหมวดหมู่ควรสั้นและเป็นที่นิยม

     - ชื่อหมวดหมู่ไม่ควรมีความหมายกว้างหรือแคบเกินไป

     - ควรมีหมวดเบ็ดเตล็ดเป็นหมวดสุดท้าย

     ตัวอย่างหมวดหมู่การจัดเก็บเอกสารภายในองค์กรต่าง ๆ มีดังนี้

     - หมวดการเงิน หรืองบประมาณ

     - หนังสือโต้ตอบทั่วไป (หนังสือรับ – ส่ง)

     - บริหารทั่วไป

     - บริหารบุคคล

     - วาระการประชุม การประชุมทั่วไป

     - พัสดุและสิ่งก่อสร้าง

     - รายงานทั่วไป

     - การตลาด

     - การผลิต/บริการ

     - เบ็ดเตล็ด

     ลงทะเบียนหนังสือเก็บ โดยนำเอกสารแต่ละหมวดใหญ่และแต่ละเดือนมาลงทะเบียน

     นำเอกสารแต่ละหมวดใหญ่มาคัดแยกตามรหัสหมวดย่อยที่ระบุไว้

     นำเอกสารแต่ละหมวดย่อยที่ได้มาเรียงลำดับเดือนที่เกิดก่อนขึ้นมาหาเดือนที่เกิดทีหลังสุดพร้อมกับ

     เรียงลำดับวันที่ของเอกสารจากเลขน้อยขึ้นมาหาเลขมาก

     จัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้มตามรหัสหมวดย่อยหรือรหัสชื่อแฟ้ม ในกรณีที่แฟ้มนั้นมีเอกสารอยู่บ้างแล้วจะนำเอกสารใหม่เก็บเพิ่มเติมก็จะต้องนำเอกสารทั้งหมดทั้งเอกสารใหม่และเอกสารเก่าที่มีอยู่แล้วในแฟ้มนั้นมาเรียงลำดับเดือนของเอกสารที่เกิดก่อนขึ้นมาหาเดือนที่เกิดทีหลังสุดพร้อมกับเรียงลำดับวันที่ของเอกสารจากเลขน้อยขึ้นมาหาเลขมาก

     จัดเก็บแฟ้มเอกสารเข้าใส่ตู้ หรือหากมีเอกสารไม่มาก อาจเก็บไว้ในโต๊ะทำงานแบบมีลิ้นชัก หรือมีตู้บานเปิดอยู่ด้านล่าง โดยเรียงลำดับหมายเลขแฟ้มตามที่กำหนด

     จัดทำบัญชีคุมแฟ้มเอกสาร

ภาพประกอบจาก pinteres

    1. ไม่ควรเก็บหนังสือปนกับเอกสาร

    2. ใส่รหัสเอกสารบนหัวกระดาษเสมอ เพื่อป้องกันการแยกประเภทเอกสารผิดการนำออกมาใช้ผิด

    3. ดูเนื้อหาของเอกสารประกอบทุกครั้งก่อนจัดเก็บ เพื่อป้องกันการจัดเก็บเอกสารที่ผิดพลาด

    4. กรณีเป็นเอกสารที่สำคัญ ควรแยกไว้หน้าสุด เพื่อสะดวกและรวดเร็วในการค้นหา

    5. ควรมีการบำรุงรักษาเอกสารที่จะจัดเก็บให้อยู่ในสภาพที่ดีอยู่เสมอ

    6. ควรทบทวนระบบการจัดเก็บเอกสารอย่างสม่ำเสมอ อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง

    1. ทำให้ภายในองค์กรมีมาตรฐานเดียวกันในการจัดเก็บเอกสาร

    2. ผู้ปฏิบัติงานสามารถเข้าใจและเลือกใช้แฟ้มเอกสารได้อย่างถูกต้อง

    3. การจัดเก็บเอกสารแฟ้มเอกสารในตู้เอกสาร โต๊ะทำงาน หรือชั้นวางเอกสารช่วยประหยัดพื้นที่และ ลดความซ้ำซ้อนในการเก็บเอกสาร

    4. มีแหล่งเก็บเอกสารที่ปลอดภัยและถาวร ไม่เกิดการชำรุดเสียหาย

    5. สะดวกและประหยัดเวลาทำให้การค้นหา

    6. ทำให้เกิดความเรียบร้อยและสะอาดตา

ภาพประกอบจาก pinteres

       การจัดเก็บเอกสาร และการจัดแฟ้มเอกสารขององค์กรต่าง ๆ หากมีระบบการจัดเก็บที่มีมาตรฐานประกอบกับการมีเจ้าหน้าที่รับผิดชอบในการจัดเก็บ ค้นหา มีโต๊ะทำงานสำหรับทำหน้าที่อย่างเป็นสัดส่วนไม่ว่าจะเป็นการเก็บเอกสารในโต๊ะทำงาน มีลิ้นชัก กรณีเป็นองค์กรเล็ก ๆหรือจัดเก็บเอกสารในตู้เอกสารสำหรับองค์กรที่มีหลายแผนกเป็นองค์กรขนาดใหญ่สามารถบ่งบอกมาตรฐานและประสิทธิภาพในการบริหารจัดการ และการทำงานได้เป็นอย่างดี

https://www.rockyfurniture.com/article/%E0%B9%80%E0%B8%97%E0%B8%84%E0%B8%99%E0%B8%B4%E0%B8%84_%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%88%E0%B8%B1%E0%B8%94%E0%B9%80%E0%B8%81%E0%B9%87%E0%B8%9A%E0%B9%80%E0%B8%AD%E0%B8%81%E0%B8%AA%E0%B8%B2%E0%B8%A3_%E0%B9%81%E0%B8%A5%E0%B8%B0%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%88%E0%B8%B1%E0%B8%94%E0%B9%81%E0%B8%9F%E0%B9%89%E0%B8%A1%E0%B9%80%E0%B8%AD%E0%B8%81%E0%B8%AA%E0%B8%B2%E0%B8%A3