โปรแกรมบริหารงานด้านชิปปิ้ง,โปรแกรมบัญชีสำหรับชิปปิ้ง

โปรแกรมบริหารงานด้านชิปปิ้งสามารถจัดทำใบเบิกเงินสำหรับค่าใช้จ่ายเพื่อปฎิบัติงานชิปปิ้งการเคลียร์ค่าใช้จ่ายตามใบเบิกโดยผูกกับ job งานรวมถึงค่าใช้จ่ายที่เป็นงานทรานสปอร์ตเรียกเก็บที่ลูกค้า เชื่อมด่อการส่งข้อมูลไปถึงระบบบัญชี อยู่ในโปรแกรมเดียวกัน เพื่อออกใบแจ้งหนี้ ออกใบวางบิล ออกใบเสร็จ การตัดรับชำระหนี้ รวมถึงการรับเงินคืนมัดจำตู้สินค้า สรุปรายงานขั้นพื้นฐานในระบบบัญชี และรายงานขั้นพื้นฐานระบบDocuments เหมาะสำหรับงานชิปปิ้ง และงานบริการ Service ต่างๆ

1. ระบบ MASTER DATA (BRANCH / CUSTOMER / USER / SECURITY CONTROL)

เป็นส่วนของข้อมูลพื้นฐานของระบบงาน ที่ใช้ในการอ้างอิงกับข้อมูลที่เป็น JOB ORDER หรือ DOCUMENT REQUEST ต่างๆ

- เป็นส่วนที่ใช้ในการกำหนด Profile ของระบบ

- เป็นส่วนที่ใช้ในการกำหนด Security ของผู้ที่จะเข้ามาใช้งาน และ ผู้มีอำนาจในการอนุมัติ

- สามารถกำหนดข้อมูลลูกค้าเพื่อใช้ในการอ้างอิงในระบบ และ ใช้ในการออก INVOICE ได้

- สามารถกำหนดข้อมูล VENDOR ที่จะใช้อ้างอิงในการทำรายงานต้นทุนได้

2. SERVICE CHARGE MASTER FILE

- สามารถกำหนดชื่อค่าบริการประเภทต่างๆได้ รวมถึงการกำหนด GL Account Code ตาม FORMAT ของ บริษัทไทยกรีนแลนด์ เทรดดิ้ง จำกัด ได้

- พิมพ์เอกสารตามรูปแบบมาตรฐานที่ ตะวันเทคโนโลยี จำกัด กำหนด (Standard format)

3. ระบบ PROPOSAL & QUOTATION

เป็นระบบที่ใช้ในการบันทึกราคาที่ได้เสนอไว้กับลูกค้าโดยจะใช้อ้างอิงตอนออกใบ INVOICE ที่จะเรียกเก็บเงินลูกค้า ตามราคาที่ได้เสนอไว้ในใบเสนอราคานั้นๆ

- มีข้อจำกัดเรื่องของการพิมพ์ใบเสนอราคา

- มีระบบการอนุมัติก่อนนำไปใช้งาน

- สามารถใช้ใบเสนอราคามากกว่า 1 ใบใน 1 JOB ได้

4.ระบบ JOB CONTROL

- เป็นระบบที่ใช้ในการเปิดงานในแต่ละประเภท โดยจะมีการ RUNNING JOB งานแยกแต่ละประเภท (EX, EW, OB, IB, IW, IM)

- มีหน้าจอบันทึกข้อมูลรายละเอียดของงานแต่ละประเภท

- สามารถระบุสิทธิประโยชน์ต่างๆ เช่น 19ทวิ, ชดเชย, BOI เพื่อใช้ในการตรวจสอบวันที่การใช้สิทธิ์ต่างๆได้

- สามารถพิมพ์เป็นใบ JOB DESCRIPTION ได้

- สามารถระบุผู้เปิด JOB และ ลูกค้าที่อยู่ใน JOB นั้นได้

- สามารถทราบสถานะงานของแต่ละ JOB ได้ว่าอยู่ในขั้นตอนใด (OPEN / PROCESS / CLOSE / BILLING / CANCEL)

- สามารถทำการยกเลิก JOB นั้นได้ พร้อมระบุสาเหตุ และ ผู้อนุมัติให้ยกเลิก

- สามารถสรุปต้นทุนของ JOB งานนั้นๆได้

5. ระบบ DOCUMENT REQUEST & TRANSPORT REQUEST

- เป็นระบบที่ใช้บันทึกข้อมูล และ พิมพ์เอกสารต่างๆที่เกี่ยวข้องกับงาน 

- พิมพ์เอกสารตามรูปแบบมาตรฐานที่บริษัท ตะวันเทคโนโลยี จำกัด กำหนด(Standard format)

- กรณีมีการเพิ่มเติม REPORT ตามรูปแบบมาตรฐานที่ บริษัทลูกค้า กำหนดจะมีการคิดค่าบริการเพิ่มตามความเหมาะสมโดยมีขั้นต่ำอยู่ที่ 5,000 บาทต่อ REPORT

6.ระบบ ADVANCE & LIMIT CONTROL & ภาษีหัก ณ ที่จ่าย 50 ทวิ

- เป็นระบบการเบิกค่าใช้จ่ายล่วงหน้า ของเจ้าหน้าที่ C/S หรือ Shipping เพื่อนำไปใช้ในการปฏิบัติงาน 

- สามารถควบคุมวงเงินการเบิกของพนักงานแต่ละคนได้

- สามารถควบคุมวงเงินการเบิกของลูกค้าแต่ละคนได้

- การเบิกทุกครั้งจะต้องมีผู้ตรวจสอบ และ ผู้อนุมัติเสมอ

- หลังจากที่ตรวจสอบแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลใดๆได้อีก

- ตรวจสอบการเบิกค่าใช้จ่ายเดียวกันใน JOB เดียวกันได้ (ตรวจสอบการเบิกซ้ำ) และ สามารถเบิกซ้ำได้ถ้าต้องการ

- สามารถพิมพ์ใบเบิกเพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานได้

- ข้อจำกัด คือ ไม่สามารถทำใบ ADVANCE 1 ใบกับหลายๆ JOB ได้ แต่มีข้อยกเว้น คือ 1 JOB สามารถมีใบ ADVANCE หลายๆใบได้

- สามารถบันทึกใบภาษีหัก ณ ที่จ่าย 50 ทวิ ทั้งแบบยื่นเอง และ ทำแทน รวมถึงออกรายงาน ภงด. 3 และ 53 โดยแยกเลขที่ใบหัก ณ ที่จ่ายตาม “กระทำการแทน” หรือ “บริษัทออกเอง” ได้

- รายการใบเบิกในแต่ละรายการสามารถกำหนดวิธีการเบิกได้ เช่น เงินสด หรือ เช็ค

7. ระบบ CLEARING

- เป็นระบบการปิดค่าใช้จ่ายเข้ามาในระบบ จาก C/S หรือ จาก Shipping แต่ละคน โดยการอ้างอิงจากใบเบิกของ JOB นั้นๆ

- ระบบจะทำการตรวจสอบรายการที่ปิดค่าใช้จ่ายเข้ามาทุกรายการ หากซ้ำ กับใบปิดค่าใช้จ่าย ใบอื่นใน JOB เดียวกัน ระบบจะทำการเตือนให้ทราบ และ สามารถ ปิดค่าใช้จ่ายรายการนั้นซ้ำได้ถ้าต้องการ

- การปิดค่าใช้จ่ายทุกครั้งจะต้องมีผู้ตรวจสอบ และ ผู้อนุมัติเสมอ

- หลังจากที่ตรวจสอบแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลใดๆได้อีก

- ตรวจสอบการเบิกค่าใช้จ่ายเดียวกันใน JOB เดียวกันได้ (ตรวจสอบการปิดซ้ำ) และ สามารถปิดค่าใช้จ่ายซ้ำได้ถ้าต้องการ

- สามารถพิมพ์ใบปิดค่าใช้จ่ายเพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานได้

- ข้อจำกัด คือ ไม่สามารถทำใบปิดค่าใช้จ่าย 1 ใบกับหลายๆ JOB ได้ แต่มีข้อยกเว้น คือ 1 JOB สามารถมีใบ ปิดค่าใช้จ่ายหลายๆใบได้

8. ระบบ PAYMENT & RECEIPT CONTROL

- เป็นระบบที่ใช้ทำการจ่ายเงินตามที่มีผู้ขอเบิกจากใบ ADVANCE

- เป็นระบบที่ใช้ทำการตรวจสอบและรับเงินคืนจากใบ CLEARING

- สามารถออกรายงานรับ – จ่ายเงินได้

9. ระบบ CASH & CHEQUE CONTROL

- เป็นระบบตรวจสอบการรับ

– จ่ายเงินสด หรือ เช็ครับล่วงหน้าจากลูกค้า หรือ เช็คจ่ายพนักงาน กรณีจ่าย ADVANCE

- สามารถออกรายงานรับ – จ่ายเงินได้

10. ระบบ ใบแจ้งหนี้ (INVOICE ในประเทศ)

- สามารถดึงข้อมูล JOB COST มาสร้างเป็นใบแจ้งหนี้ได้ โดยอ้างอิงข้อมูลจากใบเสนอราคา (PROPOSAL & QUOTATION)

- สามารถบันทึกรายการค่าบริการเพิ่มเติมในใบแจ้งหนี้ หรือ หมายเหตุรายการในใบแจ้งหนี้ได้

- 1 JOB สามารถออกใบแจ้งหนี้ได้มากกว่า 1 ใบ

- สามารถยกเลิกใบแจ้งหนี้ / รวมใบแจ้งหนี้ / โอนใบแจ้งหนี้เข้า JOB อื่น ได้

- พิมพ์ใบแจ้งหนี้ตามรูปแบบที่ Standard format บริษัทผู้ให้บริการกำหนด

11. DAILY REPORT & SUMMARY REPORT & KPI REPORT

- ออกรายงานต่างๆ ตามที่ผู้ให้บริการกำหนด โดยข้อมูลที่นำมาออกรายงานนั้นจะต้องเป็นข้อมูลที่มีอยู่ในระบบแล้วเท่านั้น

- ลักษณะของรายงานจะเป็น แบบละเอียด (DAILY) และ แบบสรุป (SUMMARY) 

- รายงานทุกตัวสามารถ Export ให้อยู่ในรูปของ File ได้ ได้แก่ TEXT, EXCEL, RTF, PDF, TIF